機密文書・機密処理

機密性のある文書とは

機密文書の保管方法・保存期間

業種・業界を問わず、企業ではさまざまな書類を扱うことになります。
書類の保管は整理の手間やスペースの確保が必要になるので、できれば過去の書類はすっきり処分したいと考えるかたも多いのではないでしょうか。

しかし、企業で扱う書類には「法律で保存期間が定められているもの」と「それ以外」の2つがあるため、知らずに処分してしまうと罰則の対象になることもあるので注意が必要です。保存期間の決まっている書類は、「法定保存文書」と呼ばれます。
書類の保存期間を把握し、書類をどのように管理するかのルールづくりは、企業にとってとても重要なことです。

情報漏洩のリスク

機密文書には個人情報が含まれるものもたくさんあります。慎重かつ確実に処理しなくては情報漏洩が起きてしまう可能性があります。保管段階では漏洩のリスクは低いものの、保存期間を経過し処理する段階で盗難や処理忘れによる漏洩などが起こる可能性もあります。
情報漏洩は一度でも発生してしまうと、取引先・顧客からの信用の失墜は避けられず、損害賠償の請求や、慰謝料の支払いなどが発生し、企業に大きなダメージを与えます。
そのため、日頃から情報漏洩リスクを低減するための備えが企業にとって重要になります。

機密文書処理の重要性・プロに業務委託するメリット

機密文書処理はミスが許されない重要な業務です。自社で処理を行うことも可能ですが、処理にかかる時間や労力を勘案すると、機密文書の扱いに関してしっかりした知識と技術を持つ処理業者に委託することも選択肢の一つと言えます。
機密文書処理業者に委託すると、一度に大量の機密文書を処理でき、安全かつ効率的に機密文書を処理できます。蓄積された機密文書を、内部のスタッフが少しずつシュレッダー処理するのはとても非効率です。機密文書処理にかかる時間や労力を短縮できることは、機密文書処理のプロに委託する大きなメリットといえるでしょう。

機密文書処理の方法・流れなど

機密文書処理業者が行う処理の方法の一部を紹介します。

専門工場裁断サービス

機密文書の処理専門業者では、この方式を導入しているケースが多いです。
企業から文書を回収後、専門の細断工場にてシュレッダー処理を行います。自社工場を持つ業者と他社工場へ持ち込む業者があり、自社工場の場合は1社内のみで処理を完結することが可能です。引き取りに来てもらえるので手間がかからず、他社が介入しないのでセキュリティ面で安心感があります。

※組合企業では株式会社ミムラが対応可能

機密文書処理は当組合にお任せください

鳥取県西部再生資源事業協同組合は、平成5年の設立より市町村で回収された古紙、鉄スクラップ、ペットボトルなどの選別業務に携わり、製紙原料・製鋼原料として製紙メーカー・鉄鋼メーカーなどに供給することによって、鳥取県西部地区の資源リサイクル化に邁進してまいりました。
容器リサイクル法、プラスチックに係る資源循環の促進等に関する法律など新しい法律が整備され、常にリサイクルの現場は変化していますが、私たち鳥取県西部再生資源事業協同組合は、＜ごみゼロ社会＞を目指して、今後とも全力をあげて業務を遂行し、皆様のお役に立ちたいと考えます。

機密文書処理について

紙媒体の機密情報を、安全かつ確実に処理します。
お客様からお預かりした機密文書は、セキュリティが担保された組合員工場で計量し、保管選別室で選別、大型HSMシュレッダーを用いて破砕処理、梱包処理を行います。保管選別室の処理工程は録画することが可能です。
その後、破砕した紙については、組合員（株）ミムラにより製紙会社へ直送し溶解処理され、再生紙としてリサイクルされます。
作業完了後には、必ず「完了報告書」を発行。細心の注意を払いながら、万全の体制で作業を行っています。

取扱い機密文書の例

顧客名簿、マイナンバー情報、医療カルテ、診断書、有価証券、履歴書、人事情報、試験問題、成績表、内申書、見積書、請求書、決算資料、経理書類、製品情報、開発資料、設計図、提案書、議事録など